PKL Undiksha 2022

 Episode 1: Bertumbuh di Bidang Sekretariat

Memberi Nomor Surat pada Dokumen SPJ
Sumber: Dokumentasi Pribadi

Beuhhh, judulnya udah kayak sinetron aja ya berisi episode-episode gitu, wkwkwk. Tujuannya biar Mimin lebih mudah nih untuk memetakan tugas apa aja yang Mimin kerjakan di setiap bidang. Episodenya pendek kok, hanya 4 episode sesuai jumlah bidang di DAPD Kabupaten Buleleng. Stay tune terus yakkk untuk intip apa aja yang Mimin dapat selama mengikuti kegiatan PKL ini.

“Kuatkan AKSI, Salam LITERASI”. Selamat menikmati.  

Bidang sekretariat di Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah memiliki 3 sub bagian, yaitu  Sub Bagian Perencanaan, Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, dan Sub Bagian Keuangan. Bidang ini sangat berkaitan erat dengan mata kuliah Akuntansi Sektor Publik

Bidang Sekretariat dikepalai oleh Ibu Putu Dewi Puspitawati, S.H., M.M. Berikut merupakan tugas dan fungsi Bidang Sekertariat, sebagai berikut :

  • Menyusun rencana kegiatan Sekretariat berdasarkan data dan program Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah serta ketentuan perundang- undangan yang berlaku;
  • Memimpin dan Mendistribusikan tugas kepada bawahan;
  • Mengevaluasi dan menilai prestasi hasil kerja bawahan;
  • Mengkoordinasikan dan memberikan pelayanan administrasi  kepada seluruh satuan organisasi di lingkungan Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah;
  • Mengkoordinasikan dan melaksanakan urusan surat- menyurat, tata usaha, keuangan, rumah tangga, perlengkapan, kehumasan, keprotokolan, dokumentasi, kearsipan, dan perpustakaan;
  • Mengkoordinasikan pelaksanaan pembinaan organisasi, tata laksana dan kepegawaian di lingkungan Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah;
  • Mengkoordinasikan pelaksanaan inventarisasi, penatausahaan, dan pengelolaan asset/ barang milik pemerintah di lingkungan Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah;
  • Mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja, pembuatan laporan kegiatan dan pembuatan laporan pertanggung jawaban keuangan Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah;
  • Mengkoordinasikan penyusunan rencana anggaran Dinas dan UPT;
  • Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Strategik ( RENSTRA), Indikator Kinerja Utama (IKU), dan Survey Kepuasan Masyarakat (SKM) Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah;
  • Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja Tahunan (RKT), Perjanjian Kerja (PK), dan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKPjIP) Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah;
  • Mengkoordinasikan penyusunan Standar Pelayanan (SP) dan Standar Operasional Prosedur (SOP) Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah;
  • Mengkoordinasikan penyusunan Analisis Jabatan (ANJAB) dan Analisis Beban Kerja (ABK) Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah;
  • Mengkoordinasikan dan melaporkan pelaksanaan reformasi birokrasi (RB) dan sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) di lingkungan Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah;
  • Melaksanakan pengelolaan data dan informasi;
  • Mengevaluasi dan melaporakan pelaksanaan tugasnya kepada atasan;
  • Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

Dalam Bidang ini, Mimin memperoleh beberapa tugas selama melaksanakan PKL dengan rincian sebagai berikut:

  • memberi cap, memfotokopi, dan memberi nomor surat untuk Surat Pertanggungjawaban (SPJ) gaji pegawai dan belanja alat/bahan untuk kegiatan kantor. Surat Pertanggungjawaban (SPJ) adalah bukti surat yang dibuat sebagai bentuk kelengkapan aspek administrasi pertanggungjawaban penatausahaan keuangan dan/atau hasil realisasi pelaksanaan kegiatan yang memiliki sifat teknis dan khusus;
  • meminta tanda tangan pejabat yang berwenang untuk menandatangani dokumen SPJ;
  • meminta tanda tangan pegawai PNS dan CPNS untuk meneken daftar gaji;
  • memfotokopi dan membantu memilah Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) berdasarkan periode bulannya. SP2D adalah surat yang diperuntukka untuk mencairkan dana melalui bank yang telah ditunjuk dengan syarat SPM (Surat Perintah Membayar) sudah diterima oleh BUD (Bendahara Umum Daerah); dan
  • memberi nomor surat pada nota dinas.

Pembahasan di bagian cerita berepisode ini memang agak berat nih sobat๐Ÿ˜…, tapi informasinya Mimin rasa sangat membantu menambah wawasan kita tentang tupoksi di bidang aparatur negara, khususnya Bidang Sekretariat DAPD Kabupaten Buleleng. Jangan bosan-bosan ya untuk mantengin postingan Mimin, biar Mimin makin semangat nulisnya, hehe.


Komentar

Postingan populer dari blog ini

Resume Mata Kuliah Agama Islam

Resume Mata Kuliah Agama Islam

Resume Mata Kuliah Agama Islam